ПЛАНИРУЕМ ФИНАНСЫ БИЗНЕСА.
ЧАСТЬ 2.
Совсем скоро наступит 2026, и мы решили, что сейчас самое время планировать будущее. Поэтому мы подготовили для вас серию статей про планирование вашего бизнеса.
Мы продолжаем цикл статей про планирование.

В первой части мы разбирали, как планировать доходы. Сейчас мы поговорим о том, как планировать расходы.
Расходы делятся на 2 группы:
  1. Переменные расходы
  2. Постоянные расходы
Переменные расходы - это те расходы, которые меняются вместе с объёмом произведённых товаров или предоставленных услуг.
Например, вы делаете ручное мыло. Для производства вам требуется мыльная основа, красители, отдушки и масла. Допустим, для производства 10 кусков мыла вам требуется 2 упаковки мыльной основы, 1 упаковка красителей, 1 упаковка отдушек и 1 упаковка масла.

Если вы произведёте 10 кусков мыла, то вы потратите 2 упаковки мыльной основы, 1 упаковку красителей, 1 упаковку отдушек и 1 упаковку масел.

Если вы произведёте 50 кусков мыла, то вы потратите 10 упаковок мыльной основы, 5 упаковок красителей, 5 упаковок отдушек и 5 упаковок масел. То есть в 5 раз больше материалов. Значит, и стоимость производства 50 кусков мыла будет в 5 раз больше, чем если бы вы произвели 10 кусков мыла, т.к. вам придётся купить в 5 раз больше материалов.

Или если, например, у вас сервис клининга, то переменными расходами будут стоимость чистящих средства и принадлежностей, т.к. чем больше вы обслуживаете помещений, тем больше чистящих средств и принадлежностей вы для этого используете. Также к переменным затратам будет относиться зарплата персонала, если их заработок зависит от числа обслуженных ими помещений. Однако, если они получают одну и ту же зарплату вне зависимости от количества помещений, где они убирались, тогда они будут относиться к постоянным затратам.
Среди переменных расходов будут такие как:

  • Стоимость материалов;
  • Стоимость инструментов/принадлежностей для производства товаров или оказания услуг;
  • Стоимость доставки материалов;
  • Зарплата сдельных сотрудников;
  • Расходы на бензин, непосредственно связанные с производством товаров или оказанием услуг.
Постоянные затраты - те расходы, которые не меняются от объёма произведённых товаров или предоставленных услуг. 
Например, вы делаете ручное мыло в арендованном помещении, тогда стоимость аренды у вас будет постоянным расходом, т.к. вы понесёте этот расход независимо от того, производите вы там что-то или помещение будет пустовать.

Если вы оказываете услуги клининга, то постоянным расходом будет, например, зарплата администратора, который принимает звонки клиентов и составляет расписание. Вы будете платить зарплату этому сотруднику вне зависимости от того, сколько помещений было обслужено в данном месяце. А также это будут зарплаты тех клинеров, которые получают фиксированную зарплату, не зависящую от объёма обслуженных помещений.
Среди постоянных расходов будут такие как:
  • Арендная плата;
  • Расходы на электричество;
  • Расходы на мобильную связь;
  • Расходы на интернет;
  • Зарплата администраторов и других сотрудников на фиксированной зарплате;
  • Расходы на подписки (например, подписка на бизнес-аккаунт ТГ, ВК и др.);
  • Расходы на ИТ (принтер, бумага, картриджи, покупка нового телефона/ноутбука);
  • Расходы на консультантов (бухгалтера, юриста, SMM-менеджера).
Начинаем планировать с переменных расходов. Напомним, что в предыдущей серии постов мы прогнозировали доходы на 3 месяца с января по март 2026г. Сейчас мы будет планировать расходы также на 3 месяца с января по март 2026г., чтобы составить бюджет доходов и расходов на первые 3 месяца 2026г.

Для прогнозирования переменных расходов нам понадобится некоторая информация из плана доходов. Вы планировали доходы помесячно и от трёх групп клиентов: постоянных, сезонных и случайных. Сейчас вам нужно открыть таблицу с прогнозом продаж и посмотреть на объем продаж в январе. Теперь вам нужно посчитать, сколько материалов, инструментов и других переменных затрат вам придётся затратить на то, чтобы получить этот доход. (Если в процессе планирования доходов вы составляли списки всех своих клиентов из разных категорий и обозначали их обычные заказы, то это очень вам сейчас поможет для расчёта ваших расходов).
Если вы делаете ручное мыло, и вы знаете, что в январе ваши клиенты захотят приобрести у вас товаров на 32000р., и вы знаете, сколько кусков мыла вам нужно произвести для того, чтобы получить этот доход, то сейчас вам нужно рассчитать, сколько вы потратите на это материалов. Допустим, это 60 кусков мыла. Если вы произведёте 10 кусков мыла, то вы потратите 2 упаковки мыльной основы, 1 упаковку красителей, 1 упаковку отдушек и 1 упаковку масел. Значит, вам нужно в 6 раз больше материалов.
Допустим, одна упаковка мыльной основы стоит 100р, а у вас уходит 2 на производство 10 кусков мыла и соответственно 12 на производство 60 кусков мыла, значит вы потратите 2*6*100р.=1200р. на мыльную основу. Далее вы знаете, что 1 упаковка красителей стоит 50р, 1 упаковка отдушек - 100р., и 1 упаковка масел - 120р., то вы потратите соответственно 6*50р.=150р., 6*100р.=600р. и 6*120р.=720р. Итого ваши переменные расходы на материалы составят 1200р.+150р.+600р.+720р.=2520р.
Аналогичным образом вы можете посчитать другие переменные затраты, которые вы понесёте в процессе производства мыла, например, зарплату или расходы на бензин.

Следующий шаг - нужно дополнить нашу таблицу. Помните свою таблицу с доходами с января по март? Вам нужно её открыть и добавить несколько строк.

(Мы не будем показывать доходную часть бюджета).
Когда у вас будут добавлены все переменные расходы в столбце января, вы можете переходить к расчету переменных затрат февраля, а потом марта. Аналогичным образом заполняете таблицу, и добавляете ещё одну строку и называете её «Итого» или «Всего переменных расходов». Посчитав сумму всех переменных расходов в каждом из месяцев, проставляете эти суммы в таблице.
Теперь переходите к планированию постоянных расходов.
Давайте начнём с, наверное, самого «распространённого» постоянного расхода - арендной платы.

Допустим, это составляет 120000 р. за год. Чтобы составить бюджет расходов, вам нужно разделить 120000р. на 12 месяцев, чтобы найти арендную плату за месяц. В этом случае это будет 10000р. в месяц.

(Сейчас мы с вами создаём бюджет расходов. Если вам нужно создать бюджет движения денежных средств, или того сколько и когда вам нужно заплатить денег физически - это другой план).

Теперь нам нужно обновить таблицу. У нас в ней уже есть доходная часть и часть с переменными расходами. Добавляем строку «Арендная плата» и проставляем в каждом месяце (столбце) 10000р.
Арендная плата - это, как правило, самый весомый расход. Однако есть другие постоянные расходы. Например, подписка Телеграм или антивирус.

Допустим, ваша подписка Телеграм обошлась вам в 2000р., а подписка на антивирус - в 4000р. Тогда делим 2400/12=200р. и 4200/12=350р. Теперь в вашей таблице добавляете ещё две строки «Подписка Телеграм» и «Подписка Антивирус» и проставляете в каждом месяце (столбце) 200р. и 350р. соответственно.

Таким же образом вы можете спланировать все другие свои постоянные расходы.

Давайте ещё рассмотрим несколько примеров.

Зарплата администраторов, например, или других постоянных сотрудников. Каждый месяц вам нужно платить им определённую зарплату, поэтому в вашей таблице добавляете ещё одну строку «Зарплата» и в каждом месяце вашего бюджета вы проставляете сумму зарплаты. Или, например, стоимость мобильной связи или интернета. Вы всегда платите одну и ту же сумму в месяц. В таблице добавляете ещё две строки «Мобильная связь» и «Интернет» и проставляете сумму расходов в каждом месяце, на который вы составляете бюджет.

Ваша таблица будет выглядеть теперь вот так:
После того как вы добавили все постоянные расходы, добавляете ещё одну строку и называете её «Итого» или «Всего постоянных расходов». Посчитав сумму всех постоянных расходов в каждом из месяцев, проставляете эти суммы в таблице. В нашем случае это 10550р.

Таким образом в вашей таблице появилась информация о постоянных расходах. Добавляете ещё одну строку под названием «Итого расходы» или «Всего расходы» и складываете в каждом месяце итоговые суммы переменных и постоянных расходов. Проставляете эти суммы в таблице и добавляете последнюю строку под названием «Прибыль». Из суммы ваших доходов вычитаете сумму ваших расходов, и так у вас появляется сумма прибыли, которую вы получите в каждом месяце, на которые составляли бюджет.

Теперь ваша таблица (целиком, вместе с доходной частью) будет выглядеть так:
А теперь начинается самое интересное!

У вас перед глазами есть вся информация по доходам и расходам вашего бизнеса на несколько месяцев вперёд. И проанализировав эту информацию, вы можете принимать решения о том, что вам стоит делать: Увеличивать доходы? Сокращать расходы? Какие именно? На сколько ?